יישום הפריוריטי כתהליך שיפור מתמיד
אני שומע הרבה פעמים בשיחות עם מנהלי ארגונים דברים בסגנון: "אהה, פריוריטי, כן .. הטמענו כבר. אחלה תוכנה". אמירה מסוג זה יכולה להיות נכונה בארגונים קטנים מאוד או לחלופין בארגונים בהם הפעילות הנה בעלת אופי ממוקד. אולם, אני רוצה לטעון, שבארגונים מורכבים מספיק, הטמעת הפריוריטי אינו מאמץ נקודתי אלא תהליך מתמיד ואינסופי של שיפור, וגם לאחר שנים ארוכות של הטמעה אינטנסיבית של המערכת בארגון, נותר כר נרחב להמשך ההטמעה וההעמקה של היישום. בארגונים מסוג זה התופעה הזו היא מבנית, ואנסה לפרט את שתי הסיבות המרכזיות לכך.
ראשית, אני רוצה לטעון, כי גם בארגונים בהם יש מערכת מידע משוכללת, רב המידע הקשור בעולם התוכן שלה, נמצא בכלים פרטיים בלתי פורמליים כגון טבלאות אקסל פרטיות. יתר על כן, זרימת המידע בין הגורמים השונים בארגון מתבצעת אף היא בעזרת כלים בלתי פורמליים, כגון: הודעות דוא"ל, ווטסאפ וכדומה. לדוגמה: גם אם בשלב ראשון הזמנת הרכש מוקלדת במערכת המידע המרכזית, במשך הזמן, כמות גדולה של מידע הקשור אליה, ינוהל באופן בלתי פורמלי על ידי הגורמים הרלוונטיים בעזרת הכלים שתוארו לעיל. תופעה זו אופיינית דווקא לארגונים קטנים ובינוניים, שלעתים קרובות אינם מחזיקים ביכולות לבצע הטמעה שיטתית ורחבה של תהליכי המשך. הדבר גורם לבעיות של זרימת מידע אטית וחלקית בין משתמשי הארגון, ויצירת איי מידע שאינם נגישים לכל המשתמשים. תופעות אלו גורמות לארגון להיות קהה ואטי בתגובותיו, ולמקבלי ההחלטות בהם יהיו פערי מידע מבניים, שיקשו על קבלת החלטות נכונות בזמן אמת.
שנית, בכל הטמעה של רובד פעילות מסוים לתוך מערכת המידע המרכזית, באופן מבני נוצרת הזדמנות להטמעה של רובד נוסף, עמוק יותר ומורכב יותר, כאשר אבני הבניין לרובד החדש הינם התהליכים שהוטמעו ברובד הקודם . בכל הטמעה כזו, דברים שהיו בעבר מורכבים, הופכים לטריוויאלים, אך בד בבד נוצרים אתגרי ניהול מידע חדשים. בארגונים שבהם תהליך זה מתבצע בצורה נכונה ושיטתית, נוצרים מבני מידע מורכבים ועמוקים ביותר בעלי ערך מוסף גבוה, וכאלו שיכולים לספק יתרון תחרותי משמעותי: כולם יודעים כיצד לנהל מלאי,שרשרת אספקה פשוטה או מערכת הנהלת חשבונות. אולם, התהליך של יצירת מערכת מידע עמוקה, מורכבת ורב ממדית, הנו מאמץ שיטתי בלתי פוסק, שמתקיים אך ורק בארגונים להם יש את היכולת, המחויבות ואורך הנשימה הדרוש.
לפיכך, בארגונים מורכבים מספיק ישנה תנועה בלתי פוסקת של מערכת המידע הן לרוחב והן לעומק. התנועה לרוחב גורמת להכנסת פעילויות בלתי פורמליות לתוך תהליכים קיימים, ואילו התנועה לעומק גורמת להעמקת היישום ולפתיחת אופקים חדשים על בסיס מה שנבנה עד כה. שני סוגי התנועה הללו, גורמים לארגון בכלל, ולעובדיו בפרט, להיות בתהליך בלתי פוסק של התחדשות ולמידה. הארגון נמצא באופן מתמיד בתהליך של שיפור, הוא שומר על החדות והרעננות שלו, ולפיכך מחזיק באופן תמידי ביתרון תחרותי משמעותי.
